Capitolul 6 - Interpretarea evaluarii nevoilor
Interpretarea evaluarii nevoilor se traduce in identificarea si ierarhizarea nevoilor astfel incat sa poata fi folosite de catre antreprenor.
Urmatoarea sectiune a acestui capitol descrie o metoda prin care rezultatele prezentate pot fi transformate intr-un plan de actiune. Trebuie subliniat ca acest proces este atat social, cat si tehnic, deoarece elaborarea planului de afaceri este o activitate voluntara, aceasta nu poate fi impusa angajatilor. Drept urmare, este foarte importanta implicarea reprezentantilor celor care vor fi afectati de masurile din planul de afaceri ce urmeaza a fi luate in procesul de ierarhizare a nevoilor si solutiilor. Acest proces va fi sustinut si, eventual, condus de un expert, dar sunt esentiale reactiile partilor direct implicate.
In timpul acestui proces vor avea loc trei activitati principale. Acestea genereaza, definesc si ierarhizeaza un set de solutii de rezolvare a nevoilor si problemelor identificate in ultima etapa si sunt dupa cum urmeaza:
- Analiza si ierarhizarea nevoilor si problemelor
- Organizarea si crearea de grupuri de identificare a solutiilor
- Generarea si ierarhizarea solutiilor
- Schitarea planului de afaceri si a planificarii
- Solutii de feedback
6.1. Analiza si ierarhizarea nevoilor si a problemelor
Scopul este acordul asupra ierarhiei nevoilor si problemelor pentru care trebuie gasite solutii.
Echipa proiectului va revizui lista nevoilor si a problemelor, pentru a se asigura ca membrii echipei inteleg toate problemele. Ulterior vor trece la o redefinire a problemelor in scopul ierarhizarii acestora pe baza urmatoarelor criterii, in functie de frecventa si gravitatea problemei si de posibilitatile de indeplinire si eficienta solutiilor potentiale:
- Este o problema foarte frecventa in intreprindere?
- Este o problema care afecteaza un numar mare de angajati?
- Problema afecteaza major calitatea productiei?
- Poate fi elaborat un plan optim si aplicabil de rezolvare a problemei (luand in considerare costurile, reglementarile legale etc.)?
- Pot fi gasite solutii potentiale care pot contribui substantial la rezolvarea problemei (luand in considerare costurile, reglementarile legale etc.)?
- Exista deja planuri/solutii care pot aduce rezultatele scontate?
- Poate fi rezolvata problema cu resursele si tehnologia existente?
- Problema afecteaza performantele angajatilor?
- Problema afecteaza moralul angajatilor?
Uneori, aceste criterii nu pot fi aplicate, deoarece problema nu este cunoscuta pe deplin. In aceasta situatie, ar putea fi nevoie de investigatii mai aprofundate, de pilda o evaluare completa a riscurilor.
6.2 Organizarea sedintelor de rezolvare a problemelor
Scopul acestei activitati este infiintarea de grupuri care vor gasi solutii pentru problemele identificate prin tehnici de rezolvare a problemelor. Echipa proiectului va elabora si implementa aceasta procedura pentru cea mai mare parte a grupului de rezolvare a problemelor in care au suficiente cunostinte. Din grupuri pot face parte angajati cu experienta in problema respectiva, eventual experti din afara, daca este necesar.
O conditie de participare intr-un grup este ca cei selectati sa aiba un interes in gasirea solutiilor si in promovarea afacerii.
Tipurile de solutii la problemele identificate pot include:
- Solutii dictate de caracteristici tehnice – de pilda, multe solutii din domeniul sanatatii si securitatii in munca sunt tehnice si depind de natura problemei, desi de obicei exista mai multe solutii disponibile.
- Solutii care necesita analize mai aprofundate – Majoritatea evaluarilor de nevoi nu ofera informatii complete care sa permita gasirea solutiilor. De pilda, chestionarele despre aspecte ale mediului fizic de munca pot doar semnala probleme potentiale. In asemenea cazuri, sunt necesare investigatii mai aprofundate, cum ar fi o evaluare de risc la scara larga.
- Solutii pentru care exista mai multe alternative – Pentru multe probleme, cum ar fi cele legate de stilul de viata, exista mai multe solutii disponibile. Desi uneori e nevoie ca aceste solutii sa fie adaptate conditiilor locale, de obicei problema se rezuma la alegerea unei variante.
- Solutii care necesita o gandire creativa – Multe procese de evaluare a nevoilor descopera probleme pentru care nu exista solutii evidente sau usor de aplicat, dar care trebuie rezolvate. Astfel de solutii trebuie elaborate prin gandire si metode creative. In plus, gandirea creativa poate fi necesara sau dorita si la sugerarea de solutii bine cunoscute. De pilda, exista multe plane disponibile care ajuta angajatii sa scada in greutate, dar barbatii sunt dificil de convins sa se implice in acestea. S-a constatat ca gruparea barbatilor pe echipe poreclite dupa numele unor echipe de fotbal creste participarea barbatilor la aceste plane.
Pentru a creste performantele grupurilor care rezolva problemele este important sa le fie prezentate obiectivele exercitiului, ce anume se asteapta de la ele, ce procedee pot fi folosite in cursul sedintelor etc. Caseta 3 de mai jos contine un instrument (Conducerea grupurilor de rezolvare de probleme) preluat din Metodologia europeana de afaceri, ce poate fi folosit in organizarea sedintelor de rezolvare de probleme.
CASETA NR 12
UN INSTRUMENT UTIL IN REZOLVAREA PROBLEMELOR
SURSA: Metodologia europeana de afaceri
Scopul instrumentului:
Acest instrument ajuta in conducerea sedintelor de rezolvare a problemelor, organizate in scopul gasirii si ierarhizarii solutiilor la respectivele probleme. Este recomandata tehnica grupurilor de rezolvare a problemelor deoarece incurajeaza participantii sa se implice intr-o discutie aprofundata privind solutiile alternative posibile ale problemelor. Cand sunt bine conduse, nivelul de performanta si creativitate al acestor grupuri este foarte ridicat.
Instructiuni de folosire a instrumentului:
Acest instrument ofera instructiuni de conducere a grupurilor de rezolvare a problemelor. Acesta ofera o suma de puncte cheie care trebuie luate in considerare in conducerea acestor grupuri. De asemenea, sunt descrise tehnici de analiza de grup (pentru a facilita colaborarea creativa dintre participanti la generarea de solutii), precum si o lista de piedici potentiale care inhiba creativitatea individuala.
CONSTITUIREA GRUPULUI DE REZOLVARE A PROBLEMELOR:
Etapele procesului:
- Li se explica participantilor scopul sedintei (de a alege solutiile priotare).
- Sunt adunate ideile generate prin tehnica analizei in grup.
Problema este scrisa intr-un loc vizibil (pe o tabla, pe un flipchart).
Solicitati participantilor sa ofere solutii (3-4 de fiecare) pentru problema in mod creativ.
Notati toate solutiile generate la loc vizibil (pe o tabla). - Solicitati participantilor sa prezinte pe scurt fiecare solutie oferita, iar apoi sa selecteze un set de solutii in ordinea importantei.
- Solicitati fiecarui participant sa prezinte si sa motiveze solutiile alese si notati lista alternativelor alese de majoritatea participantilor.
- Prezentati participantilor criteriile de ierarhizare, explicate in instrumentul 4, asigurati-va ca le-au inteles si apoi solicitati-le sa le aplice in ierarhizarea solutiilor.
CASETA NR 13
UN INSTRUMENT UTIL IN REZOLVAREA PROBLEMELOR
SURSA: Metodologia europeana de afaceri
Scopul instrumentului:
BARIERE PERSONALE CARE INHIBA CREATIVITATEA:
Sa cauti raspunsurile corecte in loc sa cauti toate alternativele posibile.
Sa incerci sa dai raspunsul cel mai bun in ochii celorlalti (sa te supui presiunii grupului).
Incapacitatea de a te detasa de solutiile/stereotipurile conventionale.
Incapacitatea de a recunoaste dovezile cauza-efect din cauza necunoasterii procesului.
Nesiguranta si/sau sentimentul ca esti supus unei evaluari.
Lipsa de interes sau cunostinte.
PROCESUL DE ANALIZA IN GRUP IN CREAREA UNEI LISTE DE SOLUTII PRINTR-UN PROCEDEU CREATIV:
Etapele procesului:
- Numiti pe cineva care va nota toate ideile.
- Alegeti un subiect de analizat (o problema sau un grup de probleme) si notati-l la loc vizibil (de exemplu, o tabla). Apoi, prezentati problema(ele) si oferiti toate informatiile necesare.
- Solicitati participantilor sa ofere cat mai multe idei posibile (legate de o problema sau un grup de probleme). Daca acestia considera necesar, le pot nota pe hartie.
- Solicitati fiecarui participant sa prezinte lista proprie de idei (pe rand, cate o idee pe rand), in timp ce persoana desemnata le noteaza, pana cand au fost epuizate toate ideile.
Instructiuni in conducerea unei sedinte de analiza de grup:
Participantii nu pot discuta, evalua sau critica ideile celorlalti.
Cand ofera solutii, participantii nu au voie sa-si sustina vehement propriile idei.
Procesul trebuie sa se desfasoare foarte rapid, iar participantii trebuie sa dezvolte noi idei pe baza ideilor celorlalti.
Lucrati intr-un interval scurt de timp sau pana cand participantii epuizeaza ideile.
Solicitati-le idei originale si creative, care sparg stereotipurile.
6.3. Generarea de solutii potentiale si ierarhizarea lor
Generarea de solutii
La sedinta grupului de rezolvare a problemelor participantilor li se vor prezenta problemele care necesita rezolvare si toate informatiile disponibile legate de aceste probleme. Acestia vor folosi metode creative, cum ar fi analiza de grup, in gasirea de solutii. Scopul este elaborarea unui set de solutii creative, chiar daca unele par nepotrivite. Cele mai potrivite solutii vor fi stabilite intr-o etapa ulterioara.
Cand conditiile o permit, este util ca membrii grupului sa fie incurajati sa discute problemele cu angajatii inainte de sedinta, acest lucru permitand membrilor grupului sa ia in considerare si alte idei decat ale lor, idei care vor fi practice, realiste si tintite pe nevoile angajatilor. In unele cazuri, ar putea fi utila invitarea unor experti sau a unor angajati in grup, pentru a discuta anumite aspecte legate de gasirea de solutii.
Procesul organizarii solutiilor implica doua activitati principale: analiza si creativitate.
Figura 15: Procesul de organizare a solutiilor
Procesul de generare si organizare a solutiilor
Li se va cere participantilor sa discute si sa propuna cat mai multe solutii posibil. Ar putea fi necesara asigurarea unui suport suplimentar (mai multe informatii, experti, colaborari etc.), in functie de dificultatea problemei. Toate solutiile propuse trebuie notate, iar la epuizarea tuturor solutiilor, grupul trebuie sa se implice in discutarea si alegerea solutiilor optime si realizabile pentru fiecare problema. Criteriile de apreciere ale posibilitatilor de implementare ale solutiilor sunt descrise in caseta de mai jos.
Analiza solutiilor
Cand s-a gasit cate o solutie pentru fiecare problema, echipa proiectului trebuie sa intocmeasca un set complet de solutii (cele pentru care nu a fost nevoie de o sedinta de analiza, precum si cele generate in timpul acestora) care trebuie ierarhizate si incluse in actiuni in urmatoarea etapa a proiectului – planificarea si implementarea.
CASETA NR 14
CRITERII DE EVALUARE A POSIBILITATILOR DE IMPLEMENTARE A SOLUTIILOR
SURSA: Metodologia europeana de afaceri
Cat de sigur sunteti ca aceasta solutie va rezolva problema?
Cum anticipati ca se vor compara rezultatele solutiei cu costurile acesteia?
Credeti ca la implementarea solutiei vor exista sau vor aparea piedici in intreprindere care vor reduce efectele pozitive ale acesteia?
In ce masura intreprinderea este hotarata (acum si in viitor) sa implementeze aceasta solutie?
Cat de usor sau de dificil este de implementat aceasta solutie?
Cat de importanta si de urgenta este solutia si cine (sau cati) sunt beneficiarii acestei solutii?
Au fost identificate persoanele care vor fi implicate in implementarea solutiei? Sunt acestea angajati ai intreprinderii?
Credeti ca eventualele rezultate ale solutiei vor avea impact major asupra problemei?
Ce efecte negative poate avea aceasta solutie?
Sunt disponibile resursele si infrastructura necesare implementarii solutiei?
| Solutie / Actiune | Obiective | Grupuri tinta | Resurse | Costuri estimate | Dificultati potentiale | Planificare |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Alegerea unei locatii pentru afacere |
|
|
|
|
|
….. |
| Planul de dotare cu echipament | ||||||
| (…) |
6.6 Piedici, capcane si solutii
Exista mai multe piedici in generarea de solutii. Vom descrie mai jos cateva dintre cele mai frecvente si solutiile potentiale ale acestora.
Creativitatea. Principala sarcina a grupurilor de rezolvare a problemelor este analiza problemelor si gasirea de solutii. Pentru a gasi solutii cat mai creative, este esential ca participantii grupului sa se simta in largul lor sa propuna orice idei si pareri ar putea avea, fara nicio restrictie. Modul ideal prin care poate fi incurajata creativitatea este constituirea unui grup cat mai eterogen, care include oameni cu diverse perspective (experiente, capacitati, aptitudini si atitudini diferite) asupra problemei. Acest lucru se realizeaza, de obicei, prin selectarea de participanti din diverse domenii si niveluri ale organizatiei la constituirea grupului de rezolvare a problemelor. O alta solutie ar fi includerea altor participanti din afara echipei proiectului la sedintele de rezolvare a problemelor. Pentru ca aceste grupuri sa functioneze este foarte important ca membrii grupului sa aiba un interes in problema.
Posibilitatile practice de implementare a solutiilor. Nu toate solutiile propuse pot fi implementate practic. Pentru a putea alege cele mai realiste si mai practice solutii este important sa se analizeze resursele necesare, factorul timp si alte criterii. Aceasta analiza a posibilitatilor practice de implementare se va realiza in urmatoarea etapa. De multe ori, solutiile cele mai simple si mai evidente dau rezultatele optime.
Planificarea. Daca intre fazele de evaluare a nevoilor si implementare trece prea mult timp, aceasta poate avea consecinte nocive in ce priveste sustinerea proiectului. Pentru a mentine interesul participantilor, este imperios necesara o buna comunicare a ceea ce presupune proiectul si de ce dureaza atat de mult. O alta solutie ar fi implementarea imediata a solutiilor simple, disponibile, in timp ce se discuta pe marginea solutiilor mai complexe, care vor fi implementate intr-o etapa ulterioara.
Flexibilitatea sedintelor si tehnicilor de grup. Tehnicile de grup propuse spre utilizare sunt foarte eficiente si, atunci cand sunt corect aplicate, vor duce la rezultate foarte bune. Este important ca tehnicile sa fie privite ca instrumente care pot fi aplicate in mod flexibil, in functie de structura participantilor, de caracteristicile managerului si de tipul problemei discutate. In tehnica de grup, scopul trebuie sa fie obtinerea de rezultate si nu neaparat aplicarea stricta a tehnicii.
