In Blog

Capitolul 1 - Tipuri de date utile in afaceri

1.1 Tipuri de date ce pot fi folosite in documentarea procesului de afaceri

Informatiile despre domeniul tinta sunt un element esential pentru un plan eficient de afaceri. Aceste informatii si date pot proveni din mai multe surse si pot fi, de exemplu, date generale despre demografia si profilul populatiei tinta sau pot fi date specifice despre puterea de cumparare a unei anumite categorii de populatie care va intereseaza.

Informatiile de care aveti nevoie pot fi deja disponibile, fie din surse oficiale, fie din surse disponibile in intreprinderea in care lucrati, fie va trebui sa obtineti noi date necesare in procesul de elaborare a planului de faceri. Diagrama de mai jos ilustreaza tipurile de date ce pot fi folosite in scopul afacerii.

Figura 1: Tipuri de date în afaceri
Caseta nr 1
Exercitiu

Aceasta diagrama contine un singur exemplu din fiecare tip de date ce pot fi folosite in elaborarea planurilor de afaceri. Ce alte tipuri de date si informatii credeti ca se incadreaza in cele patru categorii si pot fi folosite in acest scop?

1.2 Utilizarea datelor in afaceri

Sa presupunem ca ati obtinut suficiente date si informatii care sa va permita sa treceti la elaborarea planului de afaceri. Cum vor fi folosite aceste informatii si in care etape ale procesului de elaborare a planului de afaceri vor fi folosite?

Informatiile si datele au mai multe scopuri in contextul afacerii. Acestea includ:

  • Orientarea planului de afaceri – informatiile va vor ajuta la alegerea domeniilor (atentie la plural!) ce vor fi abordate in planul de afaceri.
  • Cunoasterea nevoilor populatiei tinta – informatii ce vor scoate in evidenta in planul de afaceri anumite nevoi si preferinte in oferta de produse si servicii oferite grupului tinta.
  • Cunoasterea nevoilor intreprinderii(lor) din domeniile tintite – informatii despre nevoile si preocuparile intreprinderilor care activeaza in domeniile in care doriti si dumneavoastra sa va deschideti afacerea. Este cel mai probabil ca acestea sa difere de nevoile la care v-ati gandit anterior sau al populatiilor individuale.
  • Compararea cu alte intreprinderi/afaceri externe – mai precis, informatii ce pot fi utilizate in compararea cu afacerea dorita.
  • Stabilirea unui punct de referinta fata de care poate fi masurata eficienta planului de afaceri – in aceasta etapa pot fi utilizate informatiile culese in timpul elaborarii planului pentru a putea fi comparate cu rezultatele implementarii planului.

1.3 Etapele procesului

Procesul de elaborare a unui plan de afaceri are mai multe etape in care sunt folosite date si informatii. Acest proces este structurat in cinci etape principale (vezi Figura 2, care ofera o privire de ansamblu a celor cinci etape ale elaborarii planului de afaceri).

Evident, colectarea, analiza si raportarea datelor au o importanta mai mare sau mai mica in fiecare dintre etape, dar in fiecare dintre ele sunt colectate si utilizate diverse tipuri de informatii si date in diverse scopuri. In acest material, ne vom concentra asupra a doua dintre etapele procesului, mai precis documentarea si culegerea informatiilor si analiza si structurarea acestora. De asemenea, materialul va aborda si modul in care sunt folosite datele in redactarea planului.

Figura 2: Etapele elaborarii unui plan de afaceri

Tabelul 1 evidentiaza principalele tipuri de date si informatii ce pot fi folosite pe parcursul elaborarii si implementarii planului de afaceri.

Tabelul 1: Tipuri de date si informatii in toate etapele procesului elaborararii unui plan de afaceri

Etapa procesului elaborarii planului de afaceri Tipuri de date si informatii Utilizarea datelor si a informatiilor
Punctul de pornire I (identificarea grupului tinta / potentialilor clienti)
  • Date si informatii externe
    • Date privind nevoile si preferintele din anchete/baze de date nationale si internationale
    • Studii de caz
  • Date si informatii bazate pe propria perceptie asupra domeniului
  • Intelegerea contextului grupului tinta / potentialilor clienti
  • Popularizarea conceptului de afacere in grupul tinta
Punctul de pornire II (initierea procesului de elaborare a unui plan de afaceri intr-o intreprindere)
  • Date si informatii interne
    • Indicatori de performanta a intreprinderii, de exemplu absenteism, productivitate, costuri salariale, costuri cu formarea, costuri cu recrutarea, rularea personalului
    • Date si informatii existente despre nevoile interne si riscurile din domeniu
  • Date si informatii bazate pe propria perceptie asupra domeniului
  • Intelegerea contextului grupului / intreprinderii tinta
  • Comunicare si obtinerea de reactii
  • Popularizarea conceptului de afaceri in randul factorilor de decizie si al grupului tinta
Documentare / Culegere de informatii
  • Monitorizarea intreprinderii, de exemplu:
    • Tipuri de contracte de munca
    • Munca in schimburi, munca peste plan, planul prelungit
    • Munca in deplasare
    • Durata navetei
  • Indicatori financiari si de productie, de exemplu productivitatea, profitul etc.
  • Ratele de succes ale altor planuri similare
  • Date si surse de informatii interne
  • Indicatori de performanta a intreprinderii
  • Evaluari existente/noi ale factorilor de risc
  • Politici si prioritati de promovare a afacerii in comunitatea vizata
  • Descrierea grupurilor tinta
  • Stabilirea situatiei de referinta pentru activitatile de afaceri
  • Identificarea nevoilor si preferintelor specifice
  • Comunicare si reactii
  • Integrarea surselor de date
  • Stabilirea indicatorilor planului de afaceri
Analiza si structurarea informatiilor
  • Gradul de participare la planurile de afaceri curente
  • Gradul de satisfactie si acceptare a planurilor
  • Indicatori de analiza a procesului si rezultatelor
  • Date pentru monitorizare si reactii
  • Date si surse de informatii interne
    • Indicatori de performanta a intreprinderii
    • Evaluari existente/noi ale factorilor de risc
    • Anchete privind nevoile si preferintele grupului tinta
  • Politici si prioritati de promovare a afacerilor din acel domeniu la comunitatii
  • Stabilirea prioritatilor in abordarea problemelor existente
  • Stabilirea de obiective si tinte de atins
  • Stabilirea de puncte de reper
  • Comunicare si feedback
  • Stabilirea consensului intre partile implicate in privinta actiunilor
  • Evaluarea preliminara a impactului potential asupra procesului de productie
Redactarea planului de afaceri
  • Toate cele de mai sus
  • Transpunerea datelor si informatiilor in forma preliminara a planului de afaceri
Evaluare şi consolidare
  • Indicatori ai procesului şi ai rezultatelor
  • Indicatori financiari
  • Fezabilitatea
  • Gradul de satisfactie si acceptare a activitatilor planului de afaceri
  • Monitorizarea procesului şi a rezultatelor
  • Stabilirea acceptarii si a satisfactiei in randul grupului tinta
  • Comunicare si reactii in scopul gestionarii planului
  • Evaluarea efectelor planului
Etapa procesului elaborarii planului de afaceri Tipuri de date si informatii Utilizarea datelor si a informatiilor
Punctul de pornire I (identificarea grupului tinta / potentialilor clienti)
  • Date si informatii externe
    • Date privind nevoile si preferintele din anchete/baze de date nationale si internationale
    • Studii de caz
  • Date si informatii bazate pe propria perceptie asupra domeniului
  • Intelegerea contextului grupului tinta / potentialilor clienti
  • Popularizarea conceptului de afacere in grupul tinta
  • Dupa parcurgerea etapelor anterioare se reintoarce la punctul de pornire pentru adaptarea planului de afaceri potrivit elementelor identificate/descoperite

Tabelul de mai sus ilustreaza amploarea si complexitatea tipurilor de date care pot fi utilizate in etapele planificarii planului de afaceri. Nu toate aceste tipuri de date trebuie folosite obligatoriu – in unele cazuri, lipsesc datele auxiliare – dar este esential sa fie folosite toate functiile datelor si informatiilor descrise in a treia coloana a tabelului.

Exista doua posibile variante ale etapei Punctul de pornire in procesul de afaceri. In primul caz, este poate necesara identificarea domeniului de activitate care va fi probabil abordat in planului de afaceri, iar in al doilea caz, intreprinderea este deja identificata si trebuie trecut la initierea procesului de elaborare a planului de afaceri.

In incercarea de a identifica domeniul, va puteti baza pe surse de informatii externe intreprinderilor tinta potentiale. Scopul principal este utilizarea de informatii ce ar putea ajuta la caracterizarea eventualelor activitati ale intreprinderii si la evaluarea eventualului sau succes in abordarea planului de afaceri. In primul caz, pot fi obtinute informatii din surse nationale si internationale cu relevanta in grupul tinta potential (de exemplu, informatii despre sectorul de activitate, profilurile de risc, noile reglementari de politica). Acest tip de informatii vor ajuta in conturarea nevoilor tintei potentiale (de exemplu, Analiza PESTLE).

In aceasta etapa sunt necesare si informatiile ce pot fi folosite in evaluarea disponibilitatii domeniului de a primi noi afaceri. Aici sunt relevante informatii referitoare la aspecte cum ar fi dimensiunea intreprinderii, rentabilitate, pozitia publica si politica privind mediul (mai ales intreprinderi cu preocupari privind responsabilitatea sociala a intreprinderilor). Acest tip de informatii vor ajuta in alegerea domeniilor tinta potentiale si in elaborarea mesajului de popularizare (vezi Caseta nr 3).

Odata identificat domeniul de activitate, principalul scop al etapei Punctul de pornire este familiarizarea cu planul de afaceri tintit, cu nevoile de productie si cu problemele de potentiale din domeniu. E posibil ca datele si informatiile necesare sa fie deja disponibile in spatiul public, dar, daca nu sunt, acestea trebuie aflate. Acest lucru se poate face prin analize cu principalele parti implicate in domeniu. Surse importante de informatii sunt cele privind indicatorii de productie si performanta, indicatorii financiari, potentialul angajatilor, etc (daca acestea exista).

Sarcina principala in etapa de Documentare / Culegere de informatii este obtinerea de informatii ce vor permite stabilirea prioritatii actiunilor din procesul de elaborare a planului de afaceri. Scopul aici este identificarea prioritatilor celor mai importante si preferate de actiune, luand in considerare informatiile acumulate. Informatiile culese in aceasta etapa sunt folosite ca baza in etapa de planificare, dar trebuie folosite, de asemenea, si pentru obtinerea de feedback de la toate partile implicate in afacere.

Informatiile culese in aceasta etapa vor avea un impact major asupra deciziilor ce trebuie luate in privinta tipurilor de activitati necesare si asupra indicatorilor de eficienta si eficacitate ce trebuie selectati.

In aceasta etapa, este important sa nu ne limitam la culegerea de date traditionale, folosite in statistica. Scrierea unui plan de afaceri trateaza probleme dincolo de profit, productivitate si eficienta, asa ca este esential sa se culeaga informatii si despre problemele generale ale comunitatii, factorii de risc legati de mediu, si preferintele populatiei, pentru ca planul de afaceri sa aiba succes.

Etapa de Analiza si structurare a procesului de elaborare a planului de afaceri se ocupa cu trecerea de la culegerea informatiilor la analiza informatiilor la selectia, planificarea, negocierea si elaborarea actiunilor care vor aborda cele mai importante nevoi si preferinte ale planului de afaceri. Drept urmare, este un proces transformational in ce priveste datele, dar include si sarcina importanta de a obtine angajarea tuturor partilor implicate in actiunile propuse. Mult prea des, conducerea si angajatii nu se pot pune de acord asupra prioritatilor, iar tipurile de actiuni propuse sunt considerate fie prea ambitioase, fie nu indeajuns de ambitioase de catre partile implicate. Tipurile de informatii relevante aici sunt toate cele obtinute pe parcursul etapei de documentare si culegere a informatiilor si in etapa anterioara, de pornire.

Sarcinile din etapa de Redactare a planului sunt concentrate in principal asupra aplicarii actiunilor descrise in etapa de Analiza si structurare a datelor pentru planul de afaceri. Principala sarcina este aceea de a transpune datele culese si analizate in forma actiunilor in modelele cerute de structura specifica a planului de afaceri. Toate acestea sunt facute in vederea unei elaborari cat mai exacte si corecte a planului de afaceri, a activitatilor acestuia si a rezultatelor asteptate.

In etapa de Evaluare si consolidare a procesului de elaborare a planului de afaceri are loc evaluarea si monitorizarea planului in privinta atingerii obiectivelor propuse, a fezabilitatii, dar si analiza datelor relevante pentru imbunatatirea planului in viitor. Surse importante de date sunt in acest caz datele de monitorizare culese pe tot parcursul procesului, precum si cele rezultate din analiza. Principala sarcina este evaluarea planului scris, monitorizarea logicii si coerentei acestuia si efectuarea de modificari atunci cand se constata necesar. Sunt relevante date cum ar fi gradul de utilizare a resurselor, gradul de participare in plan al angajatilor, graficul GANTT al activitatilor, precum si rezultatele planului. Unele dintre aceste date trebuie culese din nou, dar trebuie folosite si informatiile din surse deja existente in cadrul procesului de elaborare a planului de afaceri. De aceasta procesul de elaborare se reia din punctul de pornire potrivit noilor date si se repeta pana la obtinerea unui plan de afaceri coerent si potrivit timpului aflat la dispozitie pentru scrierea planului de afaceri.

Caseta nr 2
Reflectare

Ce tipuri de informatii disponibile in Romania pot fi folosite la identificarea domeniilor in care ar fi cel mai fezabil sa se implementeze un plan de afaceri? Ce alte tipuri de informatii (nelegate de economie) sunt disponibile si va pot ajuta in aceasta sarcina?

Caseta nr 2
IDENTIFICAREA DOMENIULUI PENTRU SCRIEREA UNUI PLAN DE AFACERI

Marius Avram a inceput sa construiasca in urma cu 1997 ani o afacere axata pe importul si distributia de birotica si papetarie, care ii aduce acum venituri de 4 milioane de euro si care l-a inspirat in dezvoltarea noului sau pariu, magazinele Autograf.

Marius Avram si-a inceput traseul de antreprenor in 1993, la 23 de ani, la scurt timp dupa ce a absolvit studiile in cadrul sectiei de Autovehicule Rutiere din cadrul Universitatii de Transporturi din Bucuresti. Dupa mai multe incercari nereusite de a construi afaceri in domeniile alimentar si auto, si-a ascultat instinctul si a preluat, dintr-o discutie cu prietenii, ideea unui business in domeniul distributiei de produse de birotica si papetarie. „Puteam sa descopar astfel lucruri noi, la care nu am avut acces in perioada scolii. Mi-a placut sa lucrez cu astfel de produse si, cu timpul, am devenit pasionat de acestea”, explica antreprenorul motivatia sa pentru cresterea afacerii lansate in 1997.

A inceput cu importul si distributia de produse pentru birou, ulterior s-a extins cu o gama pentru scoala si, mai nou, cu una de curatenie, ajungand in prezent la un portofoliu de 6.000 de produse. Dupa ce a consolidat prezenta companiei pe piata de distributie, a inceput sa dezvolte si echipe de consultanti cu care a intrat in domeniul livrarilor business to business. Astfel, businessul Vector International este impartit acum in mod egal intre distributie si livrari B2B. Antreprenorul isi livreaza produsele catre 2.000 de clienti companii, de la cele mai mici, de familie, pana la multinationale, nume precum McDonald’s sau Hornbach aflandu-se pe lista lui de clienti. I-a atras printr-un sistem de livrare prompta bazat pe conceptul next day delivery, care a devenit posibil prin intermediul unui sistem modern de preluare a comenzilor. La afacerea de distributie, lucreaza in proportie de 95% prin comenzi primite pe site.

Chiar daca antreprenorul vede un potential ridicat de crestere in zona livrarilor catre companii, a dorit sa incerce si experienta directa a vanzarii produselor sale catre consumatorii finali si a dezvoltat conceptul magazinelor Autograf „dintr-o ambitie personala”. A inceput cu un showroom pentru afacerea de distributie, pe care l-a transformat ulterior in magazin. Munca la proiectul Autograf a inceput in urma cu trei ani, iar primul spatiu de retail a fost deschis in luna mai 2012, in cadrul centrului comercial AFI Palace Cotroceni. Au urmat altele doua, in Promenada Mall si in AFI Palace Ploiesti, iar, in luna august anul acesta, un al patrulea in centrul comercial Palace din Iasi.

In magazinele Autograf exista o gama de peste 5.000 de articole ale unor producatori consacrati pe piata de papetarie, precum Penac sau Artline, cat si jucarii sau cadouri de business. Produsele din magazinele Autograf sunt livrate in proportie de 80% de firma Vector International, restul fiind completat de ceilalti furnizori ce activeaza pe aceasta piata.

Bonul mediu in magazinele Autograf este de 55 de lei, iar gama de preturi variaza foarte mult, un stilou din magazin putand sa coste 3,9 de lei sau 2.000 de lei, in cazul unui stilou de lux; pretul pentru un caiet, de asemenea, poate varia intre 1,5 lei si pana la 80-90 de lei, in cazul brandului Oxford, printre cele mai cunoscute branduri de caiete din lume.

Chiar daca exista temerea ca tehnologia si digitalizarea vor afecta o astfel de afacere, Avram este optimist si crede ca si variantele clasice vor rezista. Totusi, faptul ca anumite produse ajung la sfarsitul vietii pe piata de birotica si papetarie se vede cel mai bine in mixul de produse livrate de Vector International, care s-a orientat si catre livrarea produselor de curatenie si de protocol.

In momentul de fata, in Romania nu exista o statistica oficiala care sa indice valoarea pietei de birotica si papetarie, insa antreprenorul o estimeaza la 150 de milioane de euro. Piata s-a micsorat mai ales pentru ca, atunci cand vine vorba de taiat bugetele dintr-o companie, partea de birotica si papetarie se afla in capul listei, potrivit lui Avram: „Produsele acestea au un scop foarte clar si anume cel de a-ti eficientiza munca la birou, iar la capitolul eficientizare sufera in general romanii“. In plus, piata autohtona de birotica si papetarie era la mare departare de pietele vestice inca dinainte de criza.

„Piata autohtona de birotica si papetarie nu a ajuns la maturitate inainte de criza, cand ne situam undeva la 25% din consumul normal de astfel de produse al unei companii aflate in vestul Europei, iar acest lucru nu a permis o dezvoltare a pietei in anii ce au urmat, cand tendintele de micsorare s-au aplicat in toata Europa“, explica Avram. Antreprenorul imparte piata cu jucatori precum RTC Proffice Experience, Dacris sau Austral si spera ca mixul B2B si retail sa ii aduca rezultatele dorite.

SURSA: www.businessmagazin.ro.

Recent Posts

Leave a Comment

cercetare in afaceri, surse de informare, business, cercetaresurse de date pentru afaceri
%d bloggers like this:
Skip to toolbar