In Blog

Cateva elemente de comunicare - aspecte legate de comunicarea in afaceri

  • 6.1 Confidentialitate
  • 6.2 Calitatea in comunicare
  • 6.3 Nevoia de a fi convingator

6.1 Confidentialitate

Una dintre cele mai recente evolutii in domeniul confidentialitatii in afaceri o reprezinta prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 (GDPR) privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protectia datelor). Regulamentului (UE) 2016/679 din 27 aprilie 2016 este aplicabil de la data de 25 mai 2018!

Scopul declarat al GDPR este de a proteja toti cetatenii UE de incalcarea confidentialitatii si datelor intr-o lume din ce in ce mai mult bazata pe date, care este mult diferita de momentul in care a fost stabilita directiva din 1995. Desi principiile cheie ale confidentialitatii datelor respecta inca directiva anterioara, au fost propuse multe schimbari in politicile de reglementare; punctele cheie ale GDPR, precum si informatii privind impactul pe care il va avea asupra afacerilor pot fi gasite mai jos.

Domeniul de aplicare teritorial sporit (aplicabilitate extra-teritoriala)

In mod evident, cea mai mare schimbare in ceea ce priveste reglementarea in materie de confidentialitate a datelor se refera la competenta extinsa a GDPR, deoarece se aplica tuturor societatilor care prelucreaza datele cu caracter personal ale persoanelor vizate care locuiesc pe teritoriul Uniunii Europene, indiferent de locatia companiei. GPDR face ca aplicabilitatea sa fie foarte clara – se va aplica prelucrarii datelor cu caracter personal de catre controlorii si prelucratorii din UE, indiferent daca prelucrarea are loc sau nu in UE. De asemenea, GDPR se va aplica prelucrarii datelor personale ale persoanelor vizate in UE de catre un operator sau un procesator care nu este stabilit in UE, in care activitatile se refera la: oferirea de bunuri sau servicii cetatenilor UE (indiferent daca este necesara sau nu plata acestora) si monitorizarea comportamentului care are loc in cadrul UE. Intreprinderile non-UE care prelucreaza datele cetatenilor UE vor trebui, de asemenea, sa numeasca un reprezentant in UE.

Sanctiuni

Companiile care incalca GDPR, li se poate aplica o amenda de pana la 4% din cifra de afaceri anuala globala sau 20 de milioane de euro (oricare dintre acestea este mai mare). Aceasta este amenda maxima care poate fi impusa pentru cele mai grave incalcari, de exemplu, nu are consimtamantul cuprinzator al clientului pentru a i se procesa datele sau incalca esenta conceptului Confidentialitate prin Design. Exista o abordare graduata a sanctiunilor, de ex. unei societati i se poate aplica o amenda de 2% pentru ca nu avea documentele in regula (articolul 28), pentru ca nu a notificat autoritatea de supraveghere si persoana vizata despre o incalcare a confidentialitatii sau pentru ca nu a efectua o evaluare a impactului incalcarii. Este important sa retineti ca aceste reguli se aplica atat controlorilor, cat si procesatorilor – adica furnizorii tip „cloud” nu vor fi scutiti de aplicarea GDPR.

Consimtamant

Conditiile de acordare a consimtamantului au fost intarite, iar companiile nu vor mai putea folosi termeni si conditii ilizibile lungi, pline de limbaj legal, deoarece solicitarea de consimtamant trebuie furnizata intr-o forma inteligibila si usor accesibila, cu scopul de prelucrare a datelor atasata acest consimtamant. Consimtamantul trebuie sa fie clar si distinct de alte aspecte si sa fie furnizat intr-o forma inteligibila si usor accesibila, folosind un limbaj clar si simplu. Trebuie sa fie la fel de usor de retras consimtamantul precum este de dat.

Notificarea privind incalcarea securitatii

In conformitate cu GDPR, notificarea privind incalcarea securitatii datelor va deveni obligatorie in toate statele membre in care o incalcare a securitatii datelor ar putea „sa duca la un risc pentru drepturile si libertatile persoanelor”. Aceasta notificare trebuie facuta in termen de 72 de ore de la prima constatare a incalcarii securitatii. Operatorii de date vor trebui, de asemenea, sa-si notifice clientii, controlorii, „fara intarzieri nejustificate”, imediat dupa ce au devenit constienti de o incalcare a securitatii datelor.

Dreptul de acces

Unul dintre drepturile extinse ale persoanelor vizate evidentiate de GDPR este dreptul persoanelor vizate sa obtina de la operatorul de date confirmarea daca datele cu caracter personal care le privesc sunt prelucrate sau nu, unde si in ce scop. In plus, operatorul furnizeaza gratuit o copie a datelor cu caracter personal intr-un format electronic.

Dreptul de a renunta

De asemenea, cunoscuta sub numele de „Data Erasure”, dreptul de a renunta da dreptul persoanei vizate de a cere operatorului de date sa stearga datele lui personale, sa inceteze sa disemineze in continuare datele si sa opreasca prelucrarea datelor de catre terti. Conditiile de stergere, astfel cum sunt enuntate la articolul 17 al GDPR includ datele care nu mai sunt relevante pentru scopul initial de prelucrare sau retragerea consimtamantului de catre persoanele vizate. De asemenea, trebuie remarcat faptul ca acest drept impune controlorilor sa compare drepturile subiectilor cu „interesul public pentru disponibilitatea datelor” atunci cand iau in considerare astfel de solicitari.

Portabilitatea datelor

GDPR introduce un principiu de portabilitate a datelor care inseamna dreptul unui subiect de date de a primi datele personale referitoare la el insusi, pe care le-a furnizat anterior, intr-un format „utilizat in mod obisnuit si care poate fi citit de masina” si are dreptul de a transmite aceste date unui alt controlor.

Confidentialitatea prin Design

Confidentialitatea prin Design ca si concept a existat de ani de zile, dar deabia acum a devenit parte a unei cerinte legale prin GDPR. In esenta sa, Confidentialitatea prin Design solicita includerea protectiei datelor de la debutul proiectarii sistemelor, spre deosebire de o adaugare ulterioara. Mai exact – „Controlorul trebuie sa… elaboreze masuri tehnice si organizatorice adecvate intr-un mod eficient.. pentru a indeplini cerintele prezentului regulament si pentru a proteja drepturile persoanelor vizate”. Articolul 23 cere controlorilor sa retina si sa prelucreze numai datele absolut necesare pentru indeplinirea sarcinilor sale (minimizarea datelor), precum si limitarea accesului la datele cu caracter personal doar celor care trebuie sa efectueze procesarea.

Ofiterii de protectie a datelor

In prezent, controlorii sunt obligati sa notifice activitatile de prelucrare a datelor catre autoritatile locale de protectie a datelor, ceea ce pentru multinationale poate fi un cosmar birocratic, majoritatea statelor membre avand cerinte diferite de notificare. In conformitate cu GDPR, nu va fi necesara trimiterea notificarilor / inregistrarilor fiecarei autoritati locale de protectie a datelor pentru activitatile de prelucrare a datelor si nici nu mai este o cerinta de notificare / obtinere a aprobarii transferurilor pe baza Clauzelor Contract Model (MCC). In schimb, vor exista cerinte interne de pastrare a inregistrarilor, dupa cum se explica in cele ce urmeaza, iar numirea de ofiteri de protectie a datelor va fi obligatorie numai pentru acei operatori si procesatori ai caror activitati principale constau in operatiuni de prelucrare care necesita o monitorizare periodica si sistematica a persoanelor vizate pe scara larga sau categorii de date sau date privind condamnarile penale si infractiunile. In mod important, ofiterii de protectie a datelor:

  • – Trebuie sa fie numiti pe baza calitatilor profesionale si, in special, a cunostintelor expert privind legislatia si practicile privind protectia datelor;
  • – Poate fi un membru al personalului sau un furnizor extern de servicii;
  • – Detaliile de contact trebuie furnizate autoritatilor locale de protectie a datelor relevante;
  • – Trebuie sa li se ofere resurse adecvate pentru a-si indeplini sarcinile si pentru a-si pastra cunostintele de specialitate;
  • – Trebuie sa raporteze direct la cel mai inalt nivel de management;
  • – Nu trebuie sa indeplineasca alte sarcini care ar putea duce la un conflict de interese.

6.2 Calitatea in comunicare

„Calitatea comunicarii echivaleaza calitatea vietii tale.” (Anthony Robbins)

Comunicarea reprezinta procesul prin care se stabilesc directii, se exercita conducerea si colaborarea, se aduna si se raspandesc informatii. In acelasi timp ea contribuie la coordonarea procesului de implementare. Ea reprezinta de asemenea mecanismul prin care se formeaza si se dezvolta relatii — relatii care sunt esentiale pentru crearea unei culturi si unui spirit de echipa care sunt necesare pentru asumarea comuna a excelentei in cadrul organizatiei. Comunicarea eficienta si colaborarea, inclusiv elementele interne si externe, necesita angajament si abilitate de comunicare din partea tuturor persoanelor din organizatie.

Exista mai multe discutii privind modul in care cantitatea comunicarii este mai importanta decat calitatea acsteia. Desigur, acest lucru se refera la o discutie intre doua parti. Degeaba una dintre parti debiteaza informatii nelimitate ignorand cealalta parte, sau daca continutul acestora este lipsit de substanta.

Evaluarea rezultatelor in domeniul afacerilor intampina cateva dificultati, una dintre ele fiind timpul necesar pentru manifestarea efectelor. Astfel, evaluarea proceselor devine importanta. Calitatea in procesele de afaceri poate fi impartita in calitatea stiintific-tehnologica (respectiv performantele produsului) si calitatea perceputa (de ex. comunicarea, informarea). Aceasta din urma poate fi mai importanta pentru clienti, iar prima pentru manageri, insa ambele aspecte sunt importante pentru toate categoriile de beneficiari.

Caseta nr. 17.

Reflectie

Ganditi-va de exemplu la o casnicie sau la o relatie de munca. Mai multa comunicare conduce la o eficienta sporita, la o colaborare mai stransa si la o incredere mai mare. Atunci cand intre doua persoane se instaureaza tacerea, incep probleme in relatia lor sau relatia lor inceteaza sa mai existe. Daca exista o comunicare bogata, calitatea va veni de la sine. Uneori, comunicarea interioara excesiva reprezinta o problema. Examinam, re-examinam, disecam si intoarcem propriile ganduri pe ambele parti, intrebandu-ne la nesfarsit, care este problema? Oare el (sau ea) e suparata pe mine? Am spus ceva nepotrivit? Am facut destule?

Obtinerea calitatii in comunicare

Dezvoltarea aptitudinilor de comunicare pentru afaceri reprezinta o sarcina care este in acelasi timp usoara dar si dificila. Este usoara deoarece noi comunicam inca de la nastere si dispunem deja de o gama larga de aptitudini.

Pentru specialistii interesati de comunicare si de relatia acesteia cu antreprenoriatul este important sa-si cunoasca propriile aptitudini in acest domeniu. Antreprenorii/oamenii de afaceri care sunt sau care vor fi promotorii afacerii se apropie mai mult de obiectivul comunicarii de calitate decat ceilalti.

Dezvoltarea aptitudinilor de comunicare este dificila, deoarece imbunatatirea se bazeaza pe atitudinile, valorile si convingerile noastre mai mult decat pe capacitatile noastre.
De exemplu, exista persoane care nu stiu sa asculte, carora le lipseste efectiv capacitatea de a asculta. Pentru majoritatea dintre noi, o buna ascultare reprezinta o problema de a alege in mod deliberat ceea ce stim deja ca este corect. Pentru cativa dintre noi, buna ascultare poate necesita schimbarea atitudinii fata de vorbitor sau fata de subiectul discutiei.

Pentru altii, buna ascultare inseamna pretuirea vorbitorului in aceeasi masura ca pe ei insisi. Aceste aptitudini sunt necesare pentru o buna comunicare si nu sunt dificil de obtinut, in sensul unei ecuatii matematice. Noi toti le detinem: In schimb, ele sunt dificil de selectat, deoarece trebuie sa decidem ca ele merita utilizate intr-un anumit caz.

O revizuire a celor cinci dimensiuni majore ale comunicarii interpersonale si cele noua categorii de relatii comunicationale bune ofera un model pentru conturarea comunicarii de calitate. Necunoasterea factorilor care asigura caracterul eficient al unei relatii poate conduce la o serie de alegeri gresite.

Pentru majoritatea oamenilor, citirea si intelegerea celor cinci dimensiuni ale aptitudinilor si a celor noua categorii este suficienta. Pentru ei, verbele operative sunt „a citi” si „a face”. Pentru altii, in schimb, poate fi nevoie de putin ajutor. In acest scop, un observator si un coleg experimentat sunt de nelipsit. Poate fi necesar sa cereti unei astfel de persoane sa va insoteasca si sa va observe pe viu modul de comunicare pentru a identifica aspectele care trebuie imbunatatite.

Caseta nr. 18.

Reflectie – Cele cinci dimensiuni majore ale competentei comunicarii interpersonale

Mai jos sunt enumerate cinci dimensiuni ale competentei comunicarii interpersonale care sunt semnificative din punct de vedere al calitatii comunicarii.

  • – Afiliere si sustinere
  • – Relaxare sociala
  • – Empatie
  • – Flexibilitate comportamentala
  • – Managementul interactiunii

Puteti identifica modul in care aceste aspecte influenteaza calitatea comunicarii?

Puteti identifica cele noua categorii de relatii comunicationale bune?

Acestea sunt: Unicitatea Interactiunii, Profunzimea si Domeniul Interactiunii, Usurinta, Flexibilitatea, Fluenta Interactiunii, Spontaneitatea si Evaluarea Interactiunii, Exprimarea Deschisa a aprobarii si dezaprobarii.

6.3 Nevoia de a fi convingator – abordarea caracterului voluntar al participarii in PSLM

„Noi toti suntem influentati… de logica, de sentimente si… de vorbitor.”

Pentru a convinge, o prezentare trebuie sa fie bine elaborata tinand cont de tehnicile de convingere si de modul in care vor fi prezentate argumentele.

Intr-o prezentare bine organizata ideile vor fi enumerate intr-o ordine logica, in mod clar si subliniindu-se legaturile dintre ele.

O buna prezentare contine de asemenea imagini care pot face legatura intre idei si argumente.

Un foarte bun model de structurare a ideilor si argumentelor este reprezentat de modelul STEP. Ce inseamna?

State (Spune) – prezentarea ideilor intr-o maniera simpla;
Translate (Tradu) – defineste termenii utilizati pentru a elimina neclaritatile;
Exemplify (Exemplifica) – da exemple care ilustreaza ideile expuse: experiente personale si anecdote;
Prove (Probeaza) – prezinta fapte care demonstreaza afirmatiile (cercetari, statistici).

Toate comunicarile sunt convingatoare? Uneori, se pare ca da. Cel putin, putem spune ca mare parte din comunicarea noastra contine o componenta convingatoare.

Premisa fundamentala este aceea ca o comunicare strategica functioneaza mai eficient decat o comunicare care nu are un obiectiv bine stabilit.

Intrucat comunicarea convingatoare este indreptata spre cealalta persoana, trebuie sa avem respectiva persoana in campul vizual atunci cand vorbim sau scriem. Cu alte cuvinte, comunicarea este mai convingatoare atunci cand transmitem mesajul unei alte persoane decat atunci cand il transmitem noua insine.

Deci, daca vreti sa convingeti clientul sau un partener sa investeasca intr-un produs, comunicarea trebuie sa se concentreze asupra raspunsului acestuia. Si pentru a obtine raspunsul sau, va trebuie sa abordati problema din punctul sau de vedere, nu al dumneavoastra!

In vanzari si marketing acest concept este bine dezvoltat. Copywriter-ii si altii stiu ca sansele lor de a incheia o tranzactie cresc semnificativ atunci cand comunica beneficiile. Ei subliniaza modul in care cititorii sau ascultatorii vor avea de castigat din utilizarea produselor lor. „Cumparati acest sampon si veti avea cel mai frumos par,” de exemplu.

Legatura dintre produs si nevoile consumatorului implica legatura dintre caracteristicile produsului (ce face acesta) si rezultatele obtinute de utilizator. In cazul samponului, de exemplu, sa spunem ca produsul contine un balsam nou care face parul sa para mai atragator. In schimb, un par mai atragator inseamna o viata sociala mai activa. Astfel, agentul de vanzari care evidentiaza rezultatul sau beneficiul (o viata sociala mai activa) va vinde mai mult sampon decat cel care se concentreaza asupra caracteristicilor produsului (noul balsam).

In alte domenii ideea de abordare a nevoilor ascultatorilor si cititorilor nu este la fel de apreciata. Ganditi-va la notele interne, elaborate si distribuite de milioane de manageri si sefi bine intentionati. Multe dintre acestea se concentreaza asupra nevoilor managerului si ale organizatiei, si nu ale cititorului, ale persoanei care trebuie sa fie convinsa de autorul notei.

Data viitoare cand transmiteti un mesaj important, acordati-va un minut, intrebati-va daca convingerea este obiectivul dvs., direct sau indirect. Daca doriti sa convingeti pe cineva, intrebati-va daca ati acordat suficienta atentie destinatarului.

Acesta este punctul de pornire al unei comunicari convingatoare!

Recommended Posts

Leave a Comment

retea de comunicare, retea, comunicare, retea sociala, retea de socializareidei de afaceri, ideea de afacere, afaceri, afacere, business, idee de business
%d bloggers like this:
Skip to toolbar