In Blog

Cateva elemente de comunicare - Natura comunicarii in afaceri

  • 4.1 Comunicarea cu angajatii
  • 4.2 Comunicarea cu furnizorii
  • 4.3 Comunicarea ca parte a procesului de implementare (cand, ce, catre cine)
  • 4.4 Comunicarea cu sistemul (cu autoritatile, cu partenerii).

4.1 Comunicarea cu angajatii

Comunicarea in afaceri prezinta cateva caracteristici. Antreprenorii trebuie sa comunice cu:

  • – Clientii
  • – Furnizorii
  • – Angajatii
  • – Publicul
  • „ei insisi”

Un important aspect privind comunicarea cu angajatii din punctul de vedere al antreprenorului/omului de afaceri este comunicarea asteptarilor.

Comunicarea asteptarilor pe care le aveti de la angajatii dumneavoastra este una dintre competentele esentiale ale managementului afacerii si reprezinta o abilitate care trebuie imbunatatita.

Mizati pe onestitate atunci cand transmiteti asteptarile dumneavoastra. Faceti sa fie vizibile responsabilitatile si atributiile de management. Prin onestitate, construiti increderea si prin urmare cresteti sansele ca angajatii sa priveasca asteptarile pe care le comunicati intr-un mod serios si implicat.

Puneti accentul pe lucrurile care functioneaza atunci cand transmiteti asteptarile dumneavoastra ca angajator, angajatilor . Asa veti intampina atitudinile dintr-o perspectiva pozitiva si veti putea sa transmiteti asteptarile despre performanta intr-o nota pozitiva. Recunoasterea unor angajati cu performante bune si pornirea unui dialog din acel punct, aduce sanse mai mari de incercare de a se ridica la asteptarile transmise.

Sondati asteptarile angajatilor intr-o maniera empatica si implicata. Conversatiile care privesc feedback-ul si nevoile angajatilor ar fi de preferat sa fie personale, fara incarcatura formala. Pentru inceput va fi dificil, insa daca acest tip de cultura va fi sustinut, va avea rezultate extraordinare. Indepartati-va de evaluarile formale atunci cand vine vorba despre adresarea asteptarilor si nevoilor angajatilor. Concentrati-va pe reflectarea empatica si analiza eficienta a asteptarilor lor. Investiti timp in comunicarea cu angajatii, rezultatele vor fi uimitoare.

Incercati sa va puneti in locul angajatilor, faceti efortul de a vedea lucrurile din perspectiva lor, luand in considerare sarcinile de lucru, auto-eficacitate perceputa, performanta lor, incercati sa vedeti cum percep ei responsabilitatile la locul de munca, cum privesc compania si dezvoltare acesteia. Amintiti-va constant pe cine aveti in fata voastra atunci cand comunicati asteptarile, este important sa le transmiteti in stilul celor pe care ii aveti in subordine.

Calibrati asteptarile in timp ce aplicati strategii de mentorat. Amintiti-va ca atunci cand angajatii se descurca foarte bine cu sarcinile pe care le au, nu inseamna neapart ca ei pot prelua intro maniera confortabila din ce in ce mai multe. Este important ca atunci cand unui angajat i se acorda o sarcina noua, sa se sondeze capacitatile sale de a face fata cu brio si ulterior este importanta calibrarea asteptarilor pentru performantele angajatului respectiv. In paralel cu comunicarea sarcinilor si a asteptarilor referitoare le ele, ar ajuta ca angajatorul sa rafineze capacitatea de mentorat.

Din experienta noastra, comunicarea asteptarilor cu privire la performantele si realizarilor angajatilor a functionat. Ei au fost implicati pozitiv in procesul decizional care a privit capacitatea lor de a efectua anumite sarcini pentru job si li s-a oferit pozibilitatea sa aiba acces direct si transparent la responsabilitatile de management in paralel cu un mentorat de calitate.

Un aspect important al comunicarii asteptarilor pe care le aveti de la angajatii dumneavoastra este angajarea diversilor reprezentanti ai angajatilor in procesele de comunicare a informatiilor, planificare si luare a deciziilor.

De exemplu compania numita Rideau Construction Inc. a adoptat o abordare deschisa a managementului care prioritiza comunicarea bidirectionala si un mare nivel de incredere. Compania a introdus programul flexibil de lucru si, in caz de nevoie, angajatii beneficiau de zile libere platite pentru a se ocupa de problemele personale. Managementul superior s-a ocupat personal de evaluarea angajatilor, si aceste evenimente au fost privite ca oportunitati pentru un dialog bidirectional legat de activitatea companiei si munca angajatilor. A fost infiintata o Comisie Consultativa care sa monitorizeze in ansamblu mediul de lucru.

4.2 Comunicarea cu furnizorii

Furnizori, suntem cu totii. Noi va furnizam informatii prin acest material. Altii va furnizeaza prin intermediul companiei, produse de securitate. Dumneavoastra furnizati servicii sau produse si povestea poate continua. La randul nostru, fiecare dintre noi, avem nevoie sa procuram diverse de la alti furnizori. Este evident, lumea intreaga este un lant infinit de furnizori.

De aceea, reatia dintre tine si cei de la care te aprovizionezi este extrem de importanta, de ea depinde calitatea si promptitudinea ofertei tale.

Cum ii gasesti pe cei mai buni:

Intalniri (comunicare fata in fata). Stabileste mai multe intalniri cu potentialii furnizori inainte de a lua o decizie finala. Nu te hotari dupa doar o singura intalnire. Este foarte important sa cunosti oamenii cat se poate de bine inainte de a construi o relatie trainica. Poti face anumite presiuni acum, cand de-abia va cunoasteti pentru a observa reactiile, poti negocia mai dur anumiti termeni etc. ideea este sa fii cat mai sincer la aceste intalniri si sa analizezi la sange atitudinea potentialului furnizor. Poti decide apoi daca accepti sau nu sa deveniti parteneri si sa mergeti frumos de mana pe un drum care uneori poate fi luminos si plin de flori iar alteori anevoios din cale afara plin de bolovani si copaci dezradacinati.

Cum construiesti o relatie stabila:

  1. Comunicarea. Transparenta in comunicare te poate salva in situatiile de criza. Vorbeste, spune tot ce ai pe suflet. Daca ai probleme in a achita o comanda, fii sincer si mentioneaza acest lucru, gasiti impreuna solutii, o reesalonare, un timp mai indelungat in care poti achita etc. Si furnizorul s-ar putea sa aiba nevoie de intelegerea ta la un moment dat. Wiliam Shakespeare a fost foarte inspirat cand a spus: „Pestii se prind cu undita, iar oamenii cu vorba.” Asadar, comunicati, comunicati, comunicati!!!
  2. Increderea. O arma in a construi o relatie de durata, asa cum este si intr-o casnicie, este increderea, increderea reciproca, atat a ta in furnizorii tai cat si a lor in tine. Cuvantul si fapta apoi, realizata conform cuvantului sunt de baza. Daca ei iti livreaza atunci cand trebuie si ce trebuie iar tu platesti atat cat trebuie si cand trebuie, baza pentru o relatie frumoasa de incredere deja s-a consolidat.
  3. Fii rezonabil. Cand firma ta este in dificultate, nu lasa toata greutatea pe umerii furnizorilor (adica nu-i plati cand iti amintesti!), ei sunt practic motorul activitatii tale si nu e bine sa-i ignori. Incearca sa mai tai din costuri prin alte metode. Daca pierzi un furnizor sau doi nu este mare lucru, dar ce faci cand ii vei pierde pe toti si ti se va duce vorba in targ ca nu esti serios, nu platesti, ai probleme cu firma?!!! Greu se va mai apropia cineva de tine…
  4. Lauda. Mie imi place enorm cand sunt laudat, m-ai castigat pe loc daca-mi spui lucruri frumoase despre mine. Asta este, e slabiciunea mea si o accept. Dar nu este numai a mea, nu-i asa?!! lauda este slabiciunea tuturor. Ei bine, oferirea unui feedback pozitiv, asupra produselor/serviciilor, asupra performantelor furnizorilor reprezinta o bila alba in ochii partenerilor tai. Daca ii placi, fara sa-si dea seama, si ei te vor simpatiza.
  5. Critica sincera si constructiva. Daca se intampla ca uneori sa nu fii multumit de un anume produs/serviciu primit, trebuie sa fii onest si sa-ti arati nemultumirile, astfel furnizorul va stii ca data viitoare sa nu mai repete gresela. In felul acesta, il ajuti si pe el sa-si imbunatateasca afacerea si nu in ultimul rand te ajuti si pe tine in satisfacerea in proportie de 100% a propriilor nevoi.
  6. Pretentiile exagerate ii pot indeparta. Ai grija sa nu exagerezi cu solicitarile, spre exemplu sa ceri livrarea in 10 zile a unor produse care in mod normal s-ar livra in 30 de zile. Ar exista o situatie si mai grava: sa primesti produsele in 10 zile, dar sa te plangi ca unul dintre ele are o mica zgarietura…doar stii si tu ca graba strica treaba….
  7. Specificatii clare. Nimeni nu apreciaza ambiguitatile. Fii foarte clar in cerintele tale, nu lasa loc de interpretari.
  8. Control financiar. Daca ai plan de plata pe care il cunoaste si furnizorul si detii un control excelent al cash-flow-ului ( adica stii ce bani iti intra si iti ies si deci cunosti in permanenta posbilitatea sau impopsibilitatea ta de plata) credibilitatea ta va creste considerabil in ochii furnizorului si ai sansa sa-l castigi pe termen lung.

La momentul actual, in aceasta perioada de criza economica, relatia dintre client si furnizor este din ce in ce mai subreda, furnizorul fiind ultimul pe lista de plati a clientului. Este un cerc vicios in care furnizorul nu mai livreaza produse/servicii pentru ca nu primeste banii la timp iar clientul nu mai comanda produse/servicii pentru ca nu are de unde sa plateasca. Totusi, pana la urma, pentru a supravietui, tot se intalnesc intr-un punct comun si pentru ca acest punct comun sa fie cat mai benefic si primitor, trebuie sa aplicati tips-urile din acest articol.

Gasirea raspunsului la aceste puncte de mai sus nu este usoara (desi nici insurmontabil de grea), insa clarificarea acestor aspecte poate avea un impact semnificativ pentru personalizarea mesajelor transmise catre cei care trebuie sa decida daca sa colaboreze sau nu cu afacerea dumneavoastra.

Asadar, luati in seama cele de mai sus, gasiti-va partenerii potriviti si construiti o relatie de lunga durata pentru a reusi impreuna in aceasta mare involburata a afacerilor!

4.3 Comunicarea ca parte a procesului de implementare (ce, cine, cum, catre cine, cand)

Amintindu-ne Ciclul de Management al Proiectului – Project Management Cycle (PMC) – utilizat de multe organizatii, putem analiza locul comunicarii in cadrul acestui proces de implementare.

Comunicarea este necesara in toate etapele PMC. Este dificil de analizat proiectul si managementul proiectului fara comunicarea asociata lor.

Pentru ca o afacere sa aiba succes, acesta trebuie sa se bazeze pe un proces de comunicare bine planificat, si pentru a avea un proces de comunicare implementat cu succes acesta trebuie sa se bazeze pe intelegerea nevoilor si perceptiilor publicului vizat. Trebuie mentionat ca aceste nevoi si perceptii se pot schimba pe masura ce proiectul avanseaza, astfel incat este foarte posibil ca si programul de comunicare sa necesite schimbari.

Pentru a intelege planificarea si dezvoltarea unui program de comunicare pentru sanatate, in acest modul procesul a fost impartit in patru etape:

  • – Planificare si Dezvoltarea Strategiei;
  • – Dezvoltarea si Pre-Testarea Conceptelor, Mesajelor si Materialelor;
  • – Implementarea Programului;
  • – Evaluarea Eficientei si Executarea Corectiilor.

Aceste etape reprezinta un proces circular in care ultima etapa de continua cu prima deoarece se lucreaza intr-o bucla continua de planificare, implementare si imbunatatire. Acest ciclu este inclus in campul „Formulare” din PCM.

Comunicarea ca parte a procesului de implementare inseamna ca toate aspectele si etapele PCM trebuie facute publice si detaliate in cadrul companiei atat in etapa preliminara cat si in timpul implementarii activitatilor afacerii.

Este important ca toate partile sa fie informate in mod regulat cu privire la evolutia programului astfel incat sa se conserve interesul si motivarea lor in participare. Orice afacere se bazeaza pe lucrul cu oamenii si una dintre etapele esentiale este mentinerea acestor oameni la curent cu etapele activitatilor afacerii.

Pentru a evita neclaritatile privind scopul afacerii si strategia de comunicare, este important sa:

  • – sa se prezinte informatiile in mod logic;
  • – sa se foloseasca un limbaj simplu si o abordare directa;
  • – sa se concentreze asupra informatiilor cele mai importante;
  • – sa se prezinte informatiile din punctul de vedere al partilor implicate si al companiei;
  • – sa se stabileasca obiective pozitive si realiste;
  • – sa se mentioneze beneficiile pe termen scurt ale indivizilor si grupurilor vizate;
  • – sa se adreseze oamenilor astfel incat sa-i motiveze sa se implice;
  • – sa se evidentieze legaturile dintre produs/serviciu si bucuria de a trai;
  • – sa se identifice sursele de informare si persoanele implicate.

Caseta nr. 14.

Recomandari pentru o comunicare eficienta

Mediile utilizate in acest scop variaza in functie de obiectivele specifice ale informarii si de canalele obisnuite de comunicare ale organizatiei. Acestea vor varia de la specialistii in relatii publice pana la consultanti externi pe probleme de comunicare si pana la mecanismele interne de comunicare.

O strategie eficienta de comunicare vizeaza informarea liderilor de opinie care vor distribui informatiile in cadrul organizatiei. De exemplu, sefii de echipa, managerii sau sefii de tura pot informa grupuri mari de personal cu privire la activitatile ce urmeaza sa fie intreprinse si le pot motiva sa participe.

In anumite cazuri, comunicarea in cadrul companiei poate viza liderii de opinie. In alte cazuri, este recomandabil sa se transmita o scrisoare individuala fiecarui membru al personalului invitandu-l sa participe la sedinta. Printre alte metode de comunicare ce pot fi folosite se numara jurnalul zilnic sau newsletter, avizierele si posta electronica.

Pentru modulele individuale ale activitatilor pot fi utilizate postere, brosuri sau pliante. Acestea sunt deseori disponibile gratuit la diferite centre, autoritati sau in cadrul initiativelor private. Expozitiile pot reprezenta de asemenea o metoda utila de prezentare a unei mari cantitati de informatii. De ex., pot fi inchiriate panouri de afisaj in mod gratuit sau la costuri reduse de la agentiile relevante.

Pentru a se asigura succesul informarii cu privire la activitatile afacerii este esentiala combinarea mediilor si canalelor de comunicare disponibile pentru a se ajunge la toate grupurile tinta din cadrul companiei. Se poate folosi o abordare amuzanta si un simbol distinctiv usor de recunoscut pentru a „deschide usi” si pentru a starni interesul.

In final, mesajele care asociaza in mod pozitiv sanatatea cu sociabilitatea, cu bucuria de a trai, cu productivitatea si in special cu succesul promoveaza si intretin motivatia de participare.

4.4 Comunicarea in cadrul sistemului (cu autoritatile, cu partenerii).

Ce poate si ce nu poate sa realizeze Comunicarea?

Intelegerea a ceea ce poate si ce nu poate sa realizeze comunicarea este esentiala pentru procesul de comunicare. Comunicarea in afaceri reprezinta un instrument pentru promovare sau imbunatatirea activitatii.

Comunicarea, individual, poate:
  • sa dezvolte cunostintele publicului asupra unei probleme sau a unei solutii
  • sa influenteze perceptia, convingerile si atitudinile care pot schimba normele sociale
  • sa solicite actiune
  • sa demonstreze sau sa ilustreze o conduita
  • sa consolideze cunostintele, atitudinea sau comportamentul
  • sa demonstreze beneficiul schimbarilor de comportament
  • sa promoveze o pozitie privind o anumita problema sau politica
  • sa dezvolte cererea sau sustinerea serviciilor medicale
  • sa demoleze mituri si idei preconcepute
  • sa consolideze relatiile organizationale
Comunicarea impreuna cu alte strategii pot:
  • sa genereze o schimbare majora in care individul sa adopte si sa pastreze un nou comportament sau in care organizatia sa adopte si sa mentina o noua directie a politicilor
  • sa depaseasca bariere / probleme sistematice, precum accesul impropriu la resurse
Comunicarea nu poate:
  • sa compenseze asistenta juridica deficitara sau accesul impropriu la serviciile sociale
  • sa produca o schimbare majora in conduita complexa privind afacerea fara suportul unui program mai extins, inclusiv al componentelor care abordeaza serviciile de asistenta juridica, tehnologiile si schimbarile in regulamente si politici
  • sa fie la fel de eficienta in abordarea tuturor problemelor sau in transmiterea tuturor mesajelor deoarece subiectul comunicat sau schimbarea comportamentala pot fi complexe, deoarece publicul poate avea idei preconcepute privind subiectul sau expeditorul mesajului, sau deoarece subiectul poate fi unul controversat

Abordarea corespunzatoare a unei afaceri necesita adesea o combinatie intre urmatoarele:

  • Comunicarea (catre publicul larg, pacienti, furnizori, factori de decizie — oricine trebuie sa execute sau sa sustina o schimbare)
  • Schimbarea politicii (de ex. noi legi, regulamente, sau proceduri de operare)
  • Schimbari tehnologice (de ex., un produs, serviciu sau procedura noua sau regandita; sau schimbarea sistemului de livrare a produselor, serviciilor sau proceselor existente)

Totusi de prea multe ori ne bazam exclusiv pe comunicare si ne facem sperante nerealiste cu privire la ceea ce poate aceasta realiza. Este esential sa se identifice toate elementele necesare pentru a realiza schimbarea dorita si sa se stabileasca care dintre aceste elemente trebuie – sau poate fi – utilizata.

Recommended Posts

Leave a Comment

comunicare, tipuri de comunicare, comunicare verbala, invata sa comunicimetode de comunica, afaceri, comunicare in afaceri, comunicarea in afaceri
%d bloggers like this:
Skip to toolbar