In Blog

Cateva elemente de comunicare - Principalele componente ale comunicarii si importanta lor din perspectiva antreprenoriala

  • 2.1 Emitent/Expeditor
  • 2.2 Mesaj
  • 2.3 Canal
  • 2.4 Receptor/Destinatar
  • 2.5 Feedback

Comunicarea este una din caracteristicile fundamentale ale fiintei umane. Aceasta poate fi privita ca un sistem de intelegere intre oameni, un proces de transfer de informatii sau un proces de schimbare.

Dar cum functioneaza comunicarea?

Conform statisticilor:

  • – 75% din zi vorbim si ascultam;
  • – 75% din ceea ce auzim este inexact;
  • – 75% din ceea ce auzim exact uitam in urmatoarele 3 saptamani.

In general vorbind, in cursul unei zile de lucru efectuam urmatoarele:

  • – Citim, 9%;
  • – Scriem, 16%;
  • – Vorbim, 30%;
  • – Ascultam, 45%;

La locul de munca, modul in care angajatii comunica intre ei si cu superiorii determina climatul in care acestia muncesc, cu un impact pozitiv sau negativ asupra afacerii si vietii acestora.

Procesul de comunicare implica urmatoarele elemente:

  • – Emitent/Expeditor
  • – Mesaj
  • – Canal
  • – Receptor/Destinatar
  • – Feedback

2.1 Emitentul mesajului

Emitentul mesajului este o persoana, un grup sau o institutie care:

  • – Are informatiile structurate mai bine decat receptorul;
  • – Are o determinare (motivare) specifica;
  • – Are un scop explicit (anexa la mesaj) si unul implicit (motivul transmiterii mesajului, adesea necunoscut receptorului).

Orice comunicare proiecteaza o anumita imagine. Mesajul, modalitatea de transmitere a lui, canalul de comunicare utilizat vor semnala cine este emitentul si cui ii este adresat.

Comunicarea incepe in mintea expeditorului ca o imagine mintala, o idee, o dorinta sau un sentiment (sau o combinatie a acestora trei). Aceste ganduri sunt transformate in simboluri care transporta informatia. Aceste simboluri constituie mesajul. Cele mai intalnite simboluri in comunicare sunt:

  • Cuvinte: vorbite sau scrise
  • Imagini: desene, fotografii
  • Postura sau limbajul corpului: privire, atingere, zambet, apropierea fizica
  • Obiecte: flori, cadouri, alimente, bani
  • Comportament: acordarea unei favori, un sarut, ignorarea unei intalniri.

In general vorbind, alegem simboluri care:

  • reprezinta gandurile si sentimentele noastre
  • credem ca ne vor realiza scopurile
  • consideram ca este confortabil sa le utilizam
  • anterior au avut succes
  • credem ca vor fi intelese de alte persoane
  • sunt permise de relatiile noastre sociale

In modelul traditional de comunicare, vorbim de trei elemente importante:

  • – cel care comunica, respectiv „emitentul” cu educatia sa, cu imaginea sa despre sine, cu mediul social si cu locul sau in ierarhie (adesea superior),
  • receptorul, cu mediul sau social si psihologic, cu educatia sa si cu imaginea sa despre sine
  • – mesajul, cuvantul vorbit sau scris.

In afaceri comunicarea este dificila deoarece emitentii si receptorii au medii si nivele de educatie fundamental diferite.

Emitentului i se pot atribui astfel, diferite grade de prestigiu sau credibilitate, o chestiune care are o influenta puternica asupra comunicarii!

Este important sa ne amintim ca sunt 5 tipuri de putere sau influenta pe care este util sa le luam in considerare cand vorbim de emitent in cadrul procesului de comunicare (I., O. Panisoara, Comunicarea eficienta, pag. 49):

    • – puterea recompensatoare care este dată de capacitatea de a rambursa/recompensa;
    • – puterea coercitiva care este data de acelasi instrument de recompensare, de data aceasta fiind insa o „recompensare negativa”;
    • – puterea referentiala implicand faptul ca receptorul se identifica cu transmitatorul; o persoana sau un grup de prestigiu constituie un model de referinta;
    • – puterea legitima este bazata pe intelegerea ambelor parti ca cineva are dreptul de a pretinde sa fie ascultat de ceilalti;
    • – puterea expertului care reprezinta atribuirea unor cunostinte superioare emitentului, ceea ce are un impact asupra structurii cognitive a receptorului. Aceasta putere este determinata de conjunctura specifica si institutionala.

Pentru o comunicare eficienta in domeniul afacerilor trebuie sa se utilizeze puterea expertului si cea referentiala, emitentul avand rolul, pe de o parte sa transmita informatii si cunostinte audientei, si, pe de alta parte are rolul important de a motiva audienta in vederea adoptarii unui anumit comportament dorit.

Figura de mai jos prezinta cele 5 baze ale influentei:

Figura 1:

Sursa: I.,O., Panisoara, Comunicarea eficienta, pag. 49:

Caseta nr. 5.

REFLECTIE

Ganditi-va la dvs. ca antreprenor si incercati sa intelegeti la ce tip de putere va referiti cand incercati sa transmiteti idei sau mesaje de afaceri sau sa convingeti un client sa adopte un astfel de comportament in viata sa?

Care este partea cea mai dificila a rolului dvs. ca emitent in procesul de comunicare?

2.2 Mesajul

Teoria comunicarii exploreaza „cine ce a spus, pe ce canale, cui si cu ce scop”. Aceasta investigheaza cum sunt create, transmise, primite si asimilate mesajele. Cand sunt aplicate problemelor de sanatate publica, intrebarea centrala la care teoriile comunicarii incearca sa raspunda este: „Cum contribuie procesul de comunicare la modificarea comportamentului sau cum o descurajeaza?”

Mesajul este un element cheie al comunicarii, care include o multitudine de informatii, date si simboluri si care incearca sa dea o intelegere specifica acestor date si informatii.

Mesajul este formularea unei idei. Acesta include date care au fost procesate si adaptate pentru a se asigura ca acestea pot fi intelese de gruprile tinta si ia in considerare nevoile de informatie ale diferitelor grupuri la care se doreste a se ajunge.

Pentru a avea o imagine clara asupra modului in care se compune un mesaj trebuie sa fie abordate unele chestiuni:

  • – Ce informatii dorim sa transmitem?
  • – Ce trebuie sa fie cunoscut si inteles?
  • – Ce comportament cercetam?

Cand mesajul cauta sa motiveze o modificare de comportament este foarte important sa se ia in considerare recomandarile lui McGuire, care afirma ca inainte de luarea vreunei masuri audienta trebuie:

  • – sa se puna de acord cu mesajul;
  • – sa il urmareasca;
  • – sa isi mentina interesul cu privire la acesta;
  • – sa il inteleaga;
  • – sa se gandeasca la acesta;
  • – sa dezvolte abilitati inrudite;
  • – sa fie de acord cu pozitia din mesaj (modificarea de atitudine);
  • – sa stocheze mesajul in memorie;
  • – sa extraga mesajul din memorie cand este relevant; si
  • – sa decida sa actioneze asupra informatiei (intentie).

McGuire continua spunand ca realizarea cu succes a fiecareia din aceste faze depinde de numeroase variabile de comunicare, precum:

  • – caracteristicile sursei mesajului (de ex. atractivitate, credibilitate);
  • – conceperea mesajului (de ex. organizare, stil);
  • – caracteristicile canalului (de ex. caracterul direct);
  • – caracteristicile persoanei care receptioneaza mesajul (de. ex. starea psihica, educatia).

Este important sa se testeze mesajele pentru a vedea daca acestea transmit ceea ce se ntentioneaza a se transmite.

Mesajele pot fi transmise utilizand:

  • – limbajul verbal
  • – limbajul non verbal
  • – limbajul para-verbal

Cercetarile au aratat ca oamenii se exprima 75% utilizand limbajul verbal, 38% utilizand limbajul para-verbal si 55% utilizand limbajul non verbal.

Se cunoaste bine faptul ca prima impresie a unei persoane este data de o combinatie de interpretare a limbajului non verbal si para-verbal si nu pe baza cuvintelor auzite. in cazul in care mesajul verbal contrazice mesajul non verbal, vom lua in considerare, in primul rand, mesajul non verbal.

Este important mesajul din punct de vedere al afacerii? Raspunsul este categoric da, este de mare importanta sa stim cum sa transmitem un anumit mesaj in functie de situatie:

    • – intr-un fel va fi dezvoltat mesajul pentru a educa angajatii
    • – in alt fel va fi dezvoltat mesajul pentru a negocia ceva cu comitetul pentru sanatate si securitate sau cu reprezentantii sindicatelor
    • – intr-un mod complet diferit va fi dezvoltat mesajul pentru a comunica riscurile angajatorilor.

Este important sa se analizeze mediul de comunicare pentru a intelege mai bine modul in care poate fi realizat mesajul pentru a ajunge la grupul tinta.

2.3 Canalul de transmitere

Canalul este constituit atat din mediul pe care il utilizati pentru a transmite informatia cat si de intelegerea a ceea ce va asteptati sa realizati cu privire la cei care primesc mesajul.

Canalele de comunicare reprezinta „caile” urmate de mesaje in „drumul” lor catre receptor. Acestea pot forma, intr-o anumita ordine, retele de comunicare cu diferite forme si modele.

Este important sa se mentioneze ca aceste canale determina modul in care mesajul este transmis si receptionat.

Canalele difera de la unul la altul in ceea ce priveste:

  • – atributele/caracteristicile specifice
  • – captarea atentiei
  • – volumul de informatii care poate fi transmis.

Sunt definite diferite tipuri de canale de comunicare:

  • – Formale: acestea sunt constituite pentru a sustine realizarea unor anumite obiective care includ o anumita rutina;
  • – Informale: acestea sunt constituite pe baza unor reguli diferite precum prietenia, preferintele, interesul personal. Acestea sunt foarte importante din punctul de vedere al relatiilor cu clientii si partenerii de afaceri.

Canalele formale implica comunicarea la diferite niveluri:

  • – interpersonal
  • – grupuri mici
  • – la nivel de organizatie
  • – comunitate
  • – mass media

Canalele interpersonale sunt mai susceptibile sa fie crezute si sa aiba influenta decat sursele din mass media. Aceste canale sunt printre cele mai eficiente, in special pentru influentarea atitudinilor, abilitatilor, comportamentului si a scopului comportamentului.

Mass media sunt eficiente in ceea ce priveste schimbarea comportamentului cand sunt completate cu canalele interpersonale.

Canalele de grup pot fi utile la diseminarea informatiilor si a mesajelor de afaceri. Comunicarea se poate realiza utilizand acest tip de canale de comunicare in cazul grupurilor care au unele lucruri in comun, precum locul de munca. Influenta prin aceste tipuri de canale este mai eficienta cand grupurile sunt familiarizate cu mesajul prin intermediul canalelor interpersonale.

2.4 Receptorul / Destinatarul

Receptorul sau destinatarul reprezinta destinatia mesajului. Receptorul interpreteaza mesajul in conformitate cu propria sa perspectiva, cunostinte si logica. Un mesaj bun ia in consideratie aceste lucruri. Cui doriti sa transmiteti informatia? Ce grupuri, persoane, asociatii, proiecte, departamente ar putea fi interesate de proiectul dvs.?

Receptorul este foarte important in procesul de consolidare a unei relatii eficiente de comunicare. Cand defineste comunicarea, M. F. Agnoletti considera ca aceasta este „un proces complex in care informatia si mesajul sunt mai putin importante decat aspectul esential de a sti cui urmeaza sa va adresati” (apud Mucchielli, 2002, p.63).

Mesajul trebuie sa fie legat de posibilitatile de perceptie ale receptorului: o buna comunicare este centrata pe receptor!

Mai jos se prezinta o schema a modului in care mesajul ajunge la mintea receptorului.

Figura 2:

Sursa: I.,O., Panisoara, Comunicarea eficienta, pag. 52.

2.5 Feedback [reactie inversa]

Comunicarea nu este un proces univoc: un mesaj este trimis cuiva si acea persoana reactioneaza la mesajul primit. Este important sa se testeze efectul mesajului si instrumentele de comunicare inainte de a a-l finaliza. Apoi pot fi realizate ajustari pe baza reactiei receptorului.

Reactia inversa este o forma specifica de mesaj cu anumite functii; aceasta ar putea fi o reactie la mesajul initial, ar putea fi solicitata, data sau utilizata. Pentru o comunicare eficienta, este foarte util sa se primeasca o reactie inversa specifica, nu una generala. Comunicarea trebuie sa fie facuta cand receptorul este pregatit sa o primeasca.

Pe de alta parte este foarte important sa se accepte reactia inversa. Acceptarea reactiei inverse este la fel de importanta ca si efectuarea reactiei inverse. Sunt necesare unele abilitati pentru a fi un receptor eficient de reactie inversa, precum:

  • – a asculta cu atentie,
  • – a incerca sa intelegi cuvant cu cuvant ceea ce celalalt/ceilalti incearca sa transmita,
  • – a recunoaste punctele de valoare ale feedback-ului dar acordand timp pentru a sorta ceea ce s-a receptionat.

Caseta nr. 6.

REFLECTIE

Ganditi-va la dvs. ca antreprenor sau om de afaceri si incercati sa determinati daca puteti sa dati un feedback util atunci cand cand este necesar!

Feedback util inseamna ca cealalta persoana / celelalte persoane vor intelege informatiile pe care le-ati dat si vor putea sa actioneze pe baza lor.

Caseta nr. 7.

REFLECTIE

„A accepta un feedback NU inseamna ca sunteti in mod automat de acord cu cealalta persoana sau ca va veti schimba comportamentul. Aceasta inseamna doar ca ati facut un efort de a intelege preocuparile celeilalte persoane”.

(Sursa: The Team Memory Jogger, First Edition)

Recommended Posts

Leave a Comment

comunicare, puterea comunicarii, comunicarea in afaceri, puterea comunicarii in afaceri,comunicare, tipuri de comunicare, comunicare verbala, invata sa comunici
%d bloggers like this:
Skip to toolbar